Quando se trata de e-mail, você pode pensar que sabe tudo o que há para saber. Afinal, a maioria de nós envia e recebe em média 121 emails por dia , de acordo com a empresa de pesquisa de mercado de tecnologia The Radicati Group . Mas mesmo que você provavelmente gaste uma parte significativa de cada dia labutando na caixa de entrada, provavelmente ainda poderá aprender uma ou duas coisas. Na verdade, existem muitas regras de etiqueta de e-mail que normalmente escapam a você e a muitas outras pessoas em sua lista de contatos. Quer ter certeza de que está sendo educado eletronicamente? Aqui estão as 17 regras de ouro para enviar e-mails que você provavelmente não sabia, mas precisa saber.
1 Responda assim que receber um e-mail, mesmo se precisar de mais tempo.
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Ninguém gosta de receber uma resposta a um e-mail semanas após o envio. Na verdade, uma pesquisa de 2018 realizada por uma empresa de consultoria Soluções de desempenho da Toister revelou que 41 por cento das pessoas esperavam uma resposta por e-mail de seus colegas de trabalho em menos de uma hora. (Comece a redigir notas de desculpas para o seu departamento de contabilidade agora!)
É claro que algumas respostas de e-mail pedem que você reveja seus pensamentos e redija uma mensagem comedida. Nesses casos, a solução é fácil: responda em minutos para que o remetente saiba que você recebeu a mensagem, mas precisa de um pouco mais de tempo para resolver o problema. Dessa forma, eles sabem que você levou o e-mail em consideração e não está simplesmente os ignorando.
2 Use 'Responder a todos' com cuidado.
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Há uma diferença crucial entre as opções 'Responder' e 'Responder a todos'. Mesmo assim, muitos usuários de e-mail infelizmente não percebem isso. Caso você seja um deles, saiba que ao escolher a última opção, todos os destinatários que receberam cópia da mensagem original receberão sua resposta - e, na maioria das vezes, você não precisa inundar as caixas de entrada de todos.
Essas mensagens em massa desnecessárias são um flagelo, há um termo coloquial para descrevê-las: ' Responder a Allpocalypse . ' Portanto, da próxima vez que você estiver respondendo a um e-mail em massa, pense em quem realmente precisa ler sua resposta: toda a empresa ou apenas o remetente original?
3 Se você deseja uma resposta de alguém, não a envie em CC.
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Quando você copia alguém em um e-mail - o que significa que você está 'copiando' a pessoa - normalmente indica que você deseja mantê-la envolvida na conversa, mas não está necessariamente procurando uma resposta dela. E, como profissional de treinamento Dannielle Walz avisa, o uso indevido da opção CC pode levar a problemas de comunicação.
'Ao colocar seus colegas em CC em muitos e-mails, eles podem começar a parar de ver seus e-mails como importantes e podem colocá-los diretamente em uma' pasta de referência 'ou' ler mais tarde '', escreveu ela em um LinkedIn publicar. 'Isso pode fazer com que informações importantes sejam perdidas no futuro.'
Portanto, se você espera uma resposta de alguém, coloque seu endereço de e-mail no campo 'Para' e use a função 'CC' com moderação.
4 Saiba quando e quando não usar BCC.
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O campo BCC é ainda mais complicado, evitando constantemente até mesmo os usuários de e-mail mais experientes. Mas vamos decompô-lo: BCC significa 'cópia oculta', então, embora seja semelhante a CC-ing, BCC-ing não exibe o e-mail dessa pessoa para outros destinatários, o que significa que ninguém mais na cadeia verá que você incluiu-os.
Então, quando é que posso usar o BCC? Hillel Full de Inc. A revista diz que é estritamente para e-mails em massa ou quando alguém o apresenta por e-mail a outra pessoa.
'Em todos os outros casos, quando você envia um e-mail para alguém e BCC para outra pessoa, você está sendo desonesto - goste ou não', observa Fuld. 'Você está enviando um e-mail para a Pessoa X e sem eles saberem, deixando a Pessoa Y escutar sua conversa. A pessoa X não tem ideia de que outra pessoa está lendo este e-mail, quando, na realidade, você também o enviou secretamente para outra pessoa. '
5 Use pontos de exclamação com moderação.
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É fácil colocar um ponto de exclamação em seus e-mails aqui e ali, mas tente não fazer um hábito disso. Embora sejam historicamente usados para indicar empolgação, em um e-mail os pontos de exclamação podem ser facilmente confundidos com falsidade ou agressividade passiva.
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'O uso do ponto de exclamação desnecessário em [um] e-mail pode facilmente destruir o significado subjacente do seu texto,' Anna Verasai explica sobre HR Digest . 'Use-o apenas quando precisar enfatizar algo que é importante. Pense em como o seu leitor pode interpretar a mensagem ao lê-la. '
6 Seja cauteloso ao usar o humor.
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Todo mundo adora um boa piada de vez em quando, mas porque o tom pode ser mal interpretado quando não se corresponde pessoalmente, é melhor deixar as piadas fora de seus e-mails. 'Reserve o humor para um telefonema ou pessoalmente,' professor de redação de negócios, David Silverman , escreveu no Harvard Business Review . 'Dessa forma, quando houver um silêncio atordoante do outro lado da linha ou do outro lado da mesa de conferência, eu poderia dizer:' Acho que você pode não perceber o quão engraçado eu me considero, e, dado isso, eu acredite que vou parar agora. ''
Mas, falando sério: um estudo fundamental de 2005 publicado no Jornal de Personalidade e Psicologia Social revelou que, embora os remetentes previssem que seus destinatários poderiam decifrar com precisão o tom em 80 por cento das vezes, os destinatários na verdade só conseguiam ler com precisão o tom em 56 por cento das vezes.
7 Pule a gíria.
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Com o surgimento das mensagens instantâneas, formas encurtadas de língua Inglesa tornaram-se mais amplamente usados - como 'u' para 'você' ou 'quero' em vez de 'quero'. Mas, assim como o humor não costuma grudar nos e-mails, gíria é um no-go semelhante. De acordo com um OnePoll pesquisa, 37 por cento das pessoas consideraram o uso de gírias no local de trabalho inaceitável e 55 por cento disseram pular o 'lol' quando se trata de enviar e-mail para seu chefe.
8 Preste atenção à linha de assunto.
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As linhas de assunto são simples, mas necessárias. E como a maioria dos e-mails são lidos dispositivos móveis —55 por cento, de acordo com a empresa de entrega de e-mail Caminho de Retorno - é importante acertá-los. Linhas de assunto curtas, concisas e diretas são as melhores. O objetivo do seu e-mail deve ser claramente declarado e você deve limitá-lo a cinco palavras ou menos, porque os dispositivos móveis cortam todas as palavras depois disso.
9 Inclua uma assinatura.
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Você já recebeu um e-mail de alguém e se perguntou: 'Quem é este a partir de ? ' Embora o endereço do remetente possa lhe dar algumas pistas sobre quem ele é, às vezes não é suficiente. Uma assinatura no final do seu e-mail pode informar imediatamente ao destinatário quem você é, o que faz e como ele poderá entrar em contato com você.
O pessoal da agência de marketing integrado Ocreativo Digamos que ter uma caixa de assinatura de e-mail é 'como entregar um cartão de visita a uma pessoa toda vez que você envia um e-mail'. Se você ainda não tiver um, adicione uma assinatura que inclua seu nome completo, cargo, número de telefone, e-mail, site e o logotipo da empresa.
10 Lembre-se de KISS (seja curto e simples).
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O método KISS é algo que a maioria de nós aprendeu na escola primária, mas isso não significa que seja menos necessário mais tarde na vida. Bumerangue , um aplicativo de produtividade de e-mail, pesquisou os principais métodos para obter mais respostas por e-mail. Sua maior lição? É melhor escrever como se você tivesse oito anos.
A pesquisa descobriu que e-mails que foram escritos em um nível de leitura da terceira série tinham 36 por cento mais probabilidade de serem respondidos do que aqueles escritos em um nível de leitura de faculdade.
11 Preste atenção aos acessórios.
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Às vezes, os anexos são uma parte necessária do processo de e-mail, mas você deve saber muito bem como usá-los antes de anexar sem restrições. Em longas cadeias de e-mail, eles às vezes podem passar despercebidos ou esquecidos, e anexos inesperados também tendem a não ser abertos porque os destinatários são cautelosos com vírus eletrônicos.
A melhor solução é chamar seus anexos no corpo do e-mail. Grammarly diz que a melhor maneira de notificar o destinatário dos anexos é incluir uma mensagem no final do seu e-mail que diga algo parecido com 'Anexei [item]' ou 'Consulte o [item] em anexo para obter mais detalhes . '
12 Padronize sua fonte.
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Embora brincar com estilos e cores de fontes possa ser divertido, não há lugar para Comic Sans rosa brilhante no mundo profissional. Acontece que o uso de fontes é extremamente importante quando se trata de comunicação digital, de acordo com Colin Wheildon , autor de Tipo e layout: você está se comunicando ou apenas criando formas bonitas? 'É possível impressionar três quartos de nossos leitores simplesmente escolhendo o tipo errado', disse ele Escritores e artistas americanos .
Então, quais fontes você deve seguir quando se trata de e-mails? MageMail recomenda Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS ou Arial.
13 Revise tudo.
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Ao escrever um e-mail, é bem provável que você cometa um erro, afinal, você é apenas humano. No entanto, os erros nem sempre são esquecidos quando se trata de e-mails de trabalho. Em um Enquete de gramática de quase 2.000 entrevistados, 67 por cento disseram que era não ok para cometer erros de digitação em e-mails, enquanto apenas 6 por cento acharam que era um erro aceitável.
14 Digite o endereço de e-mail por último.
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A maneira mais fácil de garantir que você não enviará um e-mail antes de estar pronto ou antes de ter sido eliminado qualquer erro de digitação? Espere até que tudo esteja em perfeitas condições antes de inserir o endereço de e-mail do destinatário. Como você sabe, fazendo erros de email é uma das maneiras mais fáceis de causar a impressão errada.
'Não é apenas profissionalismo que é o problema,' Karen Kessler , presidente da Evergreen Partners, disse Forbes . “O que está em jogo é a reputação do funcionário e da empresa ou organização. Vimos decisões ruins por e-mail levarem a consequências negativas para o funcionário - demissão - e também para a organização - litígios. '
15 E verifique três vezes o nome do destinatário.
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Um grande erro que você deve evitar é digitar incorretamente o nome do destinatário, portanto, verifique três vezes antes de clicar em enviar. Muitas pessoas veja o ato de erro ortográfico um nome tão preguiçoso e sem consideração, especialmente quando a grafia correta está no endereço de e-mail. O que você deve fazer se cometer esse erro acidentalmente? Kathryn Shanley , proprietário da edição My Red Pen, diz um pedido de desculpas imediato é a chave para manter sua credibilidade.
16 Para negócios profissionais, use um endereço de e-mail profissional.
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Embora seja adequado usar um endereço de e-mail pessoal ao se corresponder com amigos ou família, mantenha-o fora do âmbito profissional dos negócios. Isso é especialmente importante em um consumidor-vendedor situação. A 2016 Vai Papai Uma pesquisa com 1.000 americanos revelou que 75% acreditam que ter um e-mail profissional é um fator importante para confiar em um negócio online, e 33% duvidariam da legitimidade de um vendedor se ele usasse um endereço de e-mail pessoal.
'Você nunca esquece uma primeira impressão, seja na vida real ou online', o diretor de produtos da GoDaddy, Steven Aldrich , disse em um demonstração . 'Freqüentemente, sua primeira interação direta com um cliente ocorre por e-mail e, portanto, parecer profissional neste contexto é extremamente importante.'
17 Lembre-se de que tudo pode ser compartilhado.
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Quer seja por meio de encaminhamento, BCC-ing ou simplesmente mostrando seu telefone na cara de alguém, é importante lembrar que tudo o que você escrever em um e-mail pode ser visto por outra pessoa que não o destinatário pretendido. Portanto, toda a sua comunicação eletrônica deve ser profissional e livre de riscos. Afinal, e-mails podem até ser admissível em tribunal , por isso é melhor nunca enviar nada que possa ser usado contra você mais tarde. E para mais maneiras de melhorar sua vida profissional, confira o 25 truques geniais para trabalhar de maneira mais inteligente e não mais difícil .
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