Seis vírgula três. Isso é quantas horas, de acordo com um estudo recente encomendado pela gigante da tecnologia Adobe, que os americanos gastam, em média, respondendo a e-mails todos os dias. Dito de outra forma: você gasta todo um terceiro de sua vida em vigília grudado em sua caixa de entrada, respondendo a tópicos de mensagens que, francamente, poderiam ser processados em um bate-papo IRL de cinco minutos. Alguém Tem que Ceder.
Felizmente, conseguir esse algo para dar é, em muitos casos, tão fácil quanto apertar um botão. Ao implementar uma série de táticas testadas e comprovadas, você pode reduzir as horas gastas em e-mail a nada. Basta pensar: quanto tempo você economizaria se nunca mais precisasse baixar manualmente um anexo? Ou se você pudesse puxar um e-mail enviado às pressas de volta do éter, economizando o tempo (e pânico!) Gasto redigindo um e-mail 'Sinto muito, não queria enviar esse' e-mail?
Sim, todo esse jiu-jitsu da Internet é possível. Reunimos os 17 melhores hacks de e-mail que economizam tempo, melhoram vidas e aumentam a eficiência abaixo. Portanto, continue lendo, porque aquela caixa de entrada predestinada zero o aguarda. E para obter mais maneiras de aproveitar ao máximo suas 6,3 horas, não perca 15 e-mails de negócios abertos a frio que o diferenciam .
1 Desinscrever massivamente.
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É bem provável que sua caixa de entrada fique tão confusa quanto um dormitório do último ano durante as provas finais. Também é uma boa aposta que a maior parte dessa confusão se deve a e-mails diários ou semanais de varejistas, organizações e outros boletins informativos para os quais você tenha se inscrito ao longo dos anos. Usando Unroll.me , você pode rastrear todas as listas em que possa estar - e cancelar a assinatura de qualquer uma das quais não queira mais receber informações. Na verdade, 1 Melhor vida editor foi capaz de usar o Unroll.me para localizar 135 assinaturas colossais. Quantos você vai aparecer? E quantos você poderia viver sem?
2 Ative os atalhos do teclado.
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Todos nós conhecemos os atalhos básicos do teclado. (Comando- PARA : selecionar tudo. Comando- C : cópia de. Comando- P : colar. Etc.) Mas os usuários do Gmail podem ativar um conjunto avançado de atalhos. Primeiro, vá para definições . Clique no em geral aba. No meio do caminho, você verá um atalhos do teclado opção, desligada por padrão. Ligue-o e você terá acesso a estas teclas fáceis:
- C : inicia uma nova mensagem
- Mudança- C : inicia uma nova mensagem em uma nova janela
- D : inicia uma nova mensagem em uma nova guia
- F : encaminhar uma mensagem
- #: excluir uma mensagem
- Mudança- eu : marcar uma mensagem como lida
- Mudança- você : marcar uma mensagem como não lida
- Comando- S : salvar uma mensagem
3 E então automatize-os.
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Se você estiver tendo problemas para memorizar este compêndio de atalhos de teclado, Keyrocket, um plug-in do Google Chrome, irá lembrá-lo enquanto você digita. (De forma não invasiva, é claro.) E para conhecer mais maneiras de se tornar uma máquina de produtividade, aprenda a 15 maneiras de dobrar sua produtividade na metade do tempo.
4 Use hashtags.
Sim, realmente, a ferramenta organizacional de assinatura de mídia social funciona para e-mail também. Adicione uma hashtag ou duas no final de sua assinatura - a parte do e-mail que geralmente é cortada, para que os destinatários não vejam nem julguem sua tag '#workhardplayhard' - para facilitar a busca. Basta digitar a hashtag no campo de pesquisa na parte superior da sua caixa de entrada e você verá todos os e-mails codificados com ela.
5 Ative a opção 'cancelar o envio'.
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Todos nós já passamos por isso: você redige um e-mail, envia-o para o éter e imediatamente percebe, Ah não, aquela mensagem não estava pronta para ser enviada. Acontece que você pode trazer suas mensagens de volta do limite instalando um atraso útil. No Gmail, por exemplo, vá em definições , então em geral . Você encontrará o botão desfazer como a quinta opção. Ligue. Você pode selecionar a partir de um menu suspenso de intervalos de 10 segundos, eles ditarão quanto tempo você tem antes que sua mensagem seja enviada para sempre.
6 Defina esse recurso para 10 segundos.
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Uma dica: se você usa o e-mail como um serviço de mensagens instantâneas de fato, recomendamos definir o botão desfazer a 10 segundos. Dessa forma, suas respostas não serão enviadas em um atraso de meio minuto. Não, 30 segundos não parece muito, mas vamos colocar desta forma: se o seu serviço de mensagens instantâneas de escolha (Slack, GChat, Facebook Messenger - seja o que for!) Reteve todas as mensagens enviadas por tanto tempo, seus contatos ficariam irritados rapidamente.
7 Ou apenas preencha o campo 'para' por último.
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É um bom hábito a adotar, pessoal. (Veja os dois slides anteriores.)
8 Use esta assinatura.
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'Para um e-mail que começa com uma saudação de' oi 'ou' olá ', um fechamento como' melhor 'seria consistente', diz Patricia Napier-Fitzpatrick , fundador e presidente da The Etiquette School of New York . '' Melhor ', embora usado em demasia, é um dos fechamentos mais seguros em geral, porque é inofensivo e universalmente apropriado.' Isso mesmo: apesar de seu uso excessivo, 'Best' é A melhor maneira de assinar seus e-mails.
9 E esta assinatura de e-mail.
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Quando você estiver na estrada, pelo menos, você vai querer esquecer frases chatas e engraçadas ('Por favor, perdoe quaisquer erros de digitação.' 'Enviado do meu processador de 1,21 gigawatt.' 'Enviado do meu iPhone - por favor, considere o ambiente antes de imprimir . ') em vez de algo simples, elegante, direto ao ponto:' Enviado da estrada. ' De acordo com Ben Dattner , um treinador executivo, ele verifica todas as caixas ao mesmo tempo que evoca uma vibração Kerouac-esque. Não é de admirar que seja A única assinatura de smartphone de e-mail que todos deveriam ter.
10 E esta mensagem fora do escritório.
De acordo com Jane Scudder , um professor da escola de negócios da Loyala University Chicago, quando estiver preenchendo uma mensagem fora do escritório, este é o formato que você deve seguir:
Obrigado pelo seu email. Estou OOO de terça, 12 de junho a sexta-feira, 15 de junho sem acesso a e-mail. Se for urgente, entre em contato com [A PESSOA QUE ESTÁ ABAIXO DE VOCÊ NA CADEIA DE COMANDO - ou, se houver, SEU NOME DO ASSISTENTE DE RECOLHA DE CAFÉ] em [SEU ENDEREÇO DE E-MAIL]. Caso contrário, responderei a todas as mensagens quando retornar .
Para detalhes detalhados, como terminar a mensagem no seu último dia de folga ou no primeiro dia de volta, ou incluir um número de telefone ou não, basta consultar nossa francamente também guia completo sobre o assunto.
11 Altere a densidade de exibição.
Os usuários do Gmail podem escolher entre três densidades de exibição diferentes para sua caixa de entrada: confortável, aconchegante e compacta. A densidade de exibição não afeta nada mais do que a quantidade de espaço em branco existente entre cada mensagem na exibição da caixa de entrada. É pouco mais do que uma questão de preferência, mas pense nisso em termos de, bem, um trabalho de conclusão de curso. Confortável é como o espaçamento de linha dupla, onde aconchegante é o espaçamento de linha simples e compacto é semelhante ao espaçamento de meio-linha.
12 Não se esqueça de arquivar.
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Você pode eliminar e-mails de sua caixa de entrada sem ter que eliminá-los totalmente por meio da pasta de lixo. Ao 'arquivar' mensagens individuais, elas ficarão imediatamente ocultas de sua caixa de entrada e de todas as suas pastas. Mas você ainda pode rastreá-los, se necessário, por meio da função de pesquisa. No Gmail, você pode arquivar mensagens instantaneamente após abri-las clicando no pequeno 'x' que aparece ao lado da linha de assunto.
13 Siga a regra dos dois minutos.
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Defendida por especialistas em produtividade de todos os tipos, a regra dos dois minutos é uma maneira infalível de lidar com o estresse relacionado ao e-mail. Funciona assim: se você puder responder e esquecer um e-mail em dois minutos ou menos, responda imediatamente. Se não, deixe-o de lado para mais tarde.
14 Agrupe suas respostas de e-mail.
Para reduzir a quantidade de tempo que você passa grudado na tela, envolvido em trocas entorpecentes de ida e volta, designe horários do dia como períodos de 'resposta por e-mail'. (Talvez seja uma hora pela manhã e 90 minutos à tarde. Talvez sejam três horas depois do almoço. O que funcionar para você!) Em seguida, responda apenas aos e-mails durante esses intervalos de tempo - e Nunca fora deles.
15 Limite seus e-mails a 140 caracteres.
Sim, como um Tweet (ou pelo menos um Tweet pré-280 revoluções). Como Andrew Bag , o CEO da Gab, a rede social, assessorou em um Medium publicar , é melhor manter seus e-mails o mais curtos possível. 'Eu gostaria de ajudá-lo a resolver o problema X. Eu faço Y e Z sugerimos que nos conectemos. Você está livre para conversar? ' Não há necessidade de saudações floridas de qualquer espécie.
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16 Defina os anexos para download automático.
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Se isto, então aquilo (IFTTT) , um aplicativo de otimização de e-mail, pode ajudá-lo a definir um 'idioma' específico, por assim dizer, que eliminará um monte de slog do tipo intermediário. Por exemplo: se um e-mail recebido tiver um anexo, o IFTTT fará o download automaticamente para o seu Google Drive.
17 Não responda a e-mails após o expediente.
Não é nenhum segredo que os americanos estão sobrecarregados - e, como revelou aquele estudo da Adobe, muito desse excesso de trabalho vem de e-mails frequentes. É por isso que, no início deste ano, os membros do conselho da cidade de Nova York apresentaram um projeto de lei que tornaria ilegal as empresas exigirem que os funcionários verifiquem e-mails após o expediente. (É inspirado por uma lei atualmente em vigor na França, onde as empresas com equipes maiores que 50 precisam definir diretrizes rígidas sobre o trabalho após o expediente, ou então enfrentam penalidades financeiras.)
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